Cuentas por cobrar

Esta pantalla reúne todas las ventas que todavía tienen saldo: las que se vendieron a crédito y las que se pagaron en parte. Sirve para saber quién le debe y cuánto, cuándo vence cada deuda y registrar el cobro. Una venta pagada por completo no aparece aquí.

Quién lo hace

Si le falta el permiso de ver, la opción Cuentas por cobrar no aparece en el menú Ventas y, si abre la pantalla por su dirección, el sistema le muestra una página sencilla que dice 403 Forbidden. El rol de ejemplo Vendedor no la ve. Si le falta el de abonar, el botón Abonar no aparece.

Pago general necesita además que la empresa encienda Pago general de cuentas por cobrar en Configuración del negocio (vea Configuración del negocio) y un supervisor con PIN. La descripción del permiso habla de «un cliente», pero el botón liquida la deuda de todos los clientes.

Paso a paso

1. Ver lo que le deben

Entre a Ventas → Cuentas por cobrar.

Arriba, el recuadro de filtros trae Cliente y, si usted trabaja con más de una ubicación, Sucursal, y a la derecha el Total por cobrar en rojo. Al elegir un cliente, el total se limita a él.

Adeudado por cliente tiene una fila por cada cliente con deuda:

Ventas con saldo pendiente lista cada venta que tiene saldo:

Puede buscar, filtrar por Estado, ordenar por Fecha, Vence y Total, y presionar una fila para abrir esa venta. Imprimir abre un PDF de la lista y Exportar la descarga.

2. Abonar a un cliente

Presione Abonar en la fila del cliente. Se abre la ventana Abonar a Tienda Don Pepe.

1. Monto a abonar viene con todo lo que el cliente debe. Escriba lo que de verdad paga. Debajo dice, por ejemplo, Saldo total del cliente: Q389.00. Se aplica de la factura más antigua a la más reciente.
2. Elija el Método y la Fecha. En Referencia (opcional) anote el banco y la boleta, y en Cuenta financiera, la cuenta donde entró el dinero. Notas (opcional) queda guardada con el pago.
3. Presione Registrar abono.

El abono se reparte de la venta más antigua a la más reciente, hasta agotarse. Por ejemplo, si el cliente debe Q 247.00 de una venta de septiembre y Q 94.00 de otra posterior, y usted le registra Q 300.00, la primera queda saldada y la segunda recibe Q 53.00. El cobro queda anotado en el Historial de pagos.

Esta pantalla no muestra avisos. Al presionar Registrar abono la ventana se cierra sola, sin ningún mensaje de «registrado», y el saldo del cliente cambia en la tabla. Confirme siempre mirando el Total por cobrar y la columna Abonado.

3. Cobrar toda la deuda de una vez: Pago general

El botón Pago general aparece arriba de la tabla solo si su empresa lo activó y usted tiene el permiso. Sirve, por ejemplo, para cerrar las cuentas por cobrar del mes cuando un descuento de planilla cubre a varias personas a la vez.

La ventana Pago general — todas las cuentas por cobrar avisa cuánto se va a liquidar: Se liquidará TODA la deuda pendiente: Q137.00 entre 2 cliente(s). Liquida el 100 % de la deuda de todos los clientes, no un monto parcial, aunque tenga un cliente elegido en el filtro.

1. Elija el Método y la Fecha, y si quiere, la Referencia (opcional) y la Cuenta financiera.
2. Escriba el Comentario de seguridad: es obligatorio y queda registrado, por ejemplo Cierre de cuentas por cobrar del mes, autorizado por gerencia.
3. En Evidencia (opcional) puede subir el respaldo, en PDF, JPG o PNG de hasta 5 MB.
4. Un supervisor escribe su Usuario del supervisor y su PIN.
5. Presione Liquidar toda la deuda.

Si todo es correcto, la pantalla pasa a decir No hay saldos pendientes. 🎉 y el Total por cobrar queda en Q 0.00.

Esta ventana tampoco muestra avisos, ni cuando algo sale mal. Con un PIN equivocado la ventana también se cierra y no se liquida nada, sin ningún mensaje. Después de presionar Liquidar toda la deuda, mire siempre el Total por cobrar: si no bajó a Q 0.00, el pago no se registró.

Qué no puede hacer desde aquí

• Cobrar más de lo que el cliente debe. Si el monto del abono pasa de su deuda total, no se registra nada, y el sistema tampoco lo avisa. Para dejar dinero a favor de un cliente use Anticipos de clientes.
• Liquidar la deuda de un solo cliente con Pago general. Para un solo cliente, use Abonar con el monto completo.
• Deshacer un abono. Eso se hace en el detalle de la venta, con la autorización de un supervisor (vea Consultar ventas y registrar abonos).

Cuando algo no sale como espera

Siguiente paso

• Historial de pagos: ver cada cobro recibido y su comprobante.
• Consultar ventas y registrar abonos: abonar a una sola venta.
• Anticipos de clientes: recibir dinero antes de la venta.