Cotizaciones

Una cotización es la propuesta de precios que usted le manda a un cliente antes de venderle. No es una venta: no baja la existencia, no crea deuda y no se factura. Cuando el cliente acepta, se convierte en una venta con un solo botón y no hay que capturar los productos otra vez.

Quién lo hace

Si le falta el permiso de ver, la opción Cotizaciones no aparece en el menú Ventas y, si abre la pantalla por su dirección, el sistema le muestra una página sencilla que dice 403 Forbidden. Quien solo tiene el permiso de ver, como el rol de ejemplo Vendedor, abre una cotización y solo ve el botón Descargar PDF: no la puede crear (si abre Nueva cotización por su dirección, ve 403 Forbidden) ni cambiar de estado.

Paso a paso

1. Ver las cotizaciones

Entre a Ventas → Cotizaciones.

Puede filtrar por Estado, buscar y exportar la lista. Presione una fila para abrir su detalle.

2. Crear una cotización

Presione + Nueva cotización.

1. En Cliente, presione Buscar / crear y elija al cliente, igual que en una venta. Aquí el cliente es obligatorio.
2. En Válido hasta viene una fecha 15 días después de hoy. Cámbiela si la propuesta debe valer más o menos.
3. En Notas (opcional) escriba condiciones u observaciones para el cliente, por ejemplo Entrega en la tienda el viernes. Precios con IVA incluido.
4. Escanee o escriba cada producto y presione Enter, y corrija la Cantidad y el Precio de cada línea. El precio viene del producto, con IVA, y se puede cambiar. Aquí no hay columna de existencia: cotizar no revisa el inventario.
5. Presione Guardar cotización.

Si no eligió cliente o no agregó ningún producto, verá Selecciona un cliente. y Agrega al menos un producto.

Al guardar, verá Cotización guardada. y se abre el detalle, con el título Cotización BORRADOR #4 (el número depende de las cotizaciones que ya tenga).

3. El detalle y el estado

El detalle muestra al Cliente, la Fecha, Válida hasta, el Estado, los productos con su Subtotal, el Total y las Notas. Lo que usted puede hacer depende del estado:

El folio (COT-…) se asigna cuando la cotización sale del negocio: al marcarla como enviada, al descargar su PDF o al convertirla.

Cómo cambiar el estado. En la tarjeta Acciones:

• Marcar como enviada: avisa que ya se le mandó al cliente. Verá Cotización marcada como enviada.
• Enviar por correo: la manda al correo del cliente y la marca como enviada. Solo aparece si su empresa conectó su correo (vea Correo y notificaciones), activó el aviso de cotizaciones y el cliente tiene correo y no pidió que no le escriban.
• Marcar como aceptada: el cliente dijo que sí.
• Marcar como rechazada: pide el Motivo de rechazo (obligatorio); escríbalo y presione Confirmar rechazo. Sin motivo verá El motivo de rechazo es obligatorio. Con el motivo verá Cotización marcada como rechazada.

4. Convertirla en venta

Cuando el cliente acepta, presione Convertir a venta (arriba, junto a Descargar PDF). Se abre Nueva venta con el cliente y los productos de la cotización ya puestos, con los precios de la cotización.

Revise la Ubicación: la venta se abre en la que usted tiene activa, y si de ahí no sale la mercadería verá stock insuficiente en las líneas. Elija la ubicación correcta, anote cómo paga el cliente y presione Guardar venta, como en cualquier venta.

Al guardar, el sistema lo lleva al detalle de la venta nueva y la cotización queda Convertida, con un enlace a esa venta. A diferencia de una venta normal, aquí no queda la pantalla vacía para otra: usted vino a cerrar esta cotización.

Qué no puede hacer desde aquí

• Editar una cotización que ya se envió. Solo se edita un borrador.
• Convertir una cotización rechazada o ya convertida.
• Descontar existencia o cobrar con una cotización. Eso empieza hasta que se convierte en venta.

Errores frecuentes y cómo resolverlos

Siguiente paso

• Registrar una venta: lo que sigue cuando el cliente acepta.
• Clientes: dar de alta a un cliente nuevo antes de cotizarle.