Consultar avance y costo
Hay tres lugares para saber cómo va una obra:
- Dentro del proyecto: las cifras, el presupuesto por partida, las tareas y las horas.
- El listado Proyectos: todos sus proyectos en una sola tabla.
- Los reportes: comparan contra el presupuesto y desglosan de dónde viene el gasto.
Quién lo hace
| Quiere ver… | Necesita el permiso |
|---|---|
| El listado y el interior de un proyecto | Ver el hub de proyectos (presupuesto, tareas, partes diarios) |
| Las tareas y los partes diarios de un proyecto | Ver tareas de proyecto |
| Los dos reportes de proyectos, y exportarlos | Ver y exportar reportes de proyectos (presupuesto vs. ejecutado, gastos) |
Para quien da el permiso de reportes. Los dos reportes no aplican la regla de equipo: muestran los proyectos de las sucursales de la persona aunque ella no sea Jefe de proyecto ni esté en el Equipo. Si su rol tiene Ver todas las sucursales del negocio, ve todos los de la empresa.
El ejemplo de esta página
Seguimos con el proyecto Edificio Demo. Hasta ahora ocurrió esto:
- Su contrato es de Q 480,000.00.
- El administrador capturó un presupuesto Inicial de Q 300,000.00 y uno Aprobado de Q 320,000.00.
- Se aprobaron dos partes diarios de 8 horas a Q 28.00 la hora: Q 448.00 de mano de obra.
- Salieron de bodega 20 sacos de cemento a Q 78.50: Q 1,570.00 de material.
En total, lo Ejecutado es Q 2,018.00.
1. Dentro del proyecto
Abra el proyecto desde Menú → Proyectos → Proyectos. Arriba verá las cinco cifras:
| Cifra | En el ejemplo |
|---|---|
| Contrato (precio) | Q 480,000.00 |
| Presupuesto de costo | La suma de las partidas que armó. |
| Comprometido | Q 0.00 |
| Ejecutado | Q 2,018.00 |
| Margen | Q 477,982.00 (contrato menos ejecutado) |
Sus definiciones están en la página principal.
Pestaña Presupuesto
Cada fase y cada partida muestran su Ejecutado y su Desviación. Así ve en cuál partida se está gastando y si alguna se pasa. Vea Armar el presupuesto.
Pestaña Tareas
El tablero muestra el estado de cada tarea y su avance. Vea Tareas, equipo y tablero.
Pestaña Partes diarios
Muestra Mano de obra ejecutada (aprobada): lo que han costado las horas ya aprobadas. Debajo, la lista de los últimos partes con la persona, la tarea, la fecha, las horas y su estado.
El botón Ir a aprobación lleva a la pantalla de aprobar.
Si no hay ninguno, dice Este proyecto todavía no tiene partes diarios.
2. El listado Proyectos
En Menú → Proyectos → Proyectos cada fila muestra el Contrato, el Presupuesto de costo, lo Ejecutado y el Margen. Un margen negativo se ve en rojo. Si el proyecto no tiene contrato dice Sin contrato.
Puede filtrar por Estado y por Jefe de proyecto, y exportar con el botón Exportar.
3. Reporte Presupuesto vs. ejecutado
Vaya a Menú → Reportes → Proyectos → Presupuesto vs. ejecutado.
Compara todos los proyectos en una tabla:
| Columna | Qué es |
|---|---|
| Proyecto | El nombre. |
| Inicial | Presupuesto inicial que capturó el administrador. |
| Aprobado | Presupuesto aprobado que capturó el administrador. |
| Comprometido | Lo ya decidido pero todavía no gastado. |
| Ejecutado | Lo ya gastado. |
| Disponible | Aprobado menos Ejecutado. |
En el ejemplo: Disponible = Q 320,000.00 − Q 2,018.00 = Q 317,982.00.
Los montos se ven de dos maneras. En las tablas de los reportes aparecen como 317.982,00 GTQ, con punto para los miles y coma para los decimales. En el recuadro Total y dentro del proyecto aparecen como Q 317,982.00. Es la misma cantidad. Este manual usa siempre la segunda forma.
Cuando Disponible sale negativo, se ve en rojo y en negrita. Significa que ya se gastó más de lo aprobado.
Puede filtrar por Estado y ordenar por Proyecto, Inicial, Aprobado o Ejecutado. Debajo de la tabla hay un recuadro Total con la suma de todos los proyectos que cumplen el filtro, no solo de los de la página que está viendo.
Dos presupuestos distintos. Inicial y Aprobado son montos globales que el administrador captura al crear el proyecto. El Presupuesto de costo que ve dentro del proyecto es otra cifra: la suma de sus partidas. No tienen por qué ser iguales. Este reporte usa los dos primeros.
4. Reporte Gastos por proyecto
Vaya a Menú → Reportes → Proyectos → Gastos por proyecto.
Muestra de dónde sale lo Ejecutado de un proyecto.
- En Proyecto, elija el proyecto. Mientras no elija uno, dice Selecciona un proyecto.
- Si quiere acotar, llene Desde y Hasta.
La tabla tiene tres columnas: Origen, N° transacciones y Total imputado. Solo aparecen los orígenes que tienen gastos en ese proyecto: en el ejemplo, dos.
| Origen | De dónde viene | En el ejemplo |
|---|---|---|
| Compras | Compras registradas al proyecto. | |
| Gastos directos | Gastos generales. | |
| Caja chica | Gastos de fondos de caja chica del proyecto. | |
| Consumo de inventario | Material sacado de bodega. | 1 transacción, Q 1,570.00 |
| Mano de obra | Partes diarios aprobados. | 2 transacciones, Q 448.00 |
La tabla ordena de mayor a menor Total imputado. En el recuadro Total de abajo aparece TOTAL EJECUTADO, con 3 transacciones y Q 2,018.00. Sin filtros de fecha, coincide siempre con el Ejecutado del proyecto, porque cada gasto se cuenta una sola vez.
Los filtros Desde y Hasta usan la fecha del gasto. Las horas cuentan en la fecha en que se trabajaron, no en la que se aprobaron.
5. Exportar
Cada reporte y el listado tienen el botón Exportar, con dos opciones: Exportar Excel y Exportar PDF. El archivo respeta los filtros que tenga puestos.
Qué no puede hacer desde aquí
Hoy el módulo no incluye:
- Cronograma (diagrama de Gantt) ni curva S.
- Un reporte de avance físico de la obra. El avance se ve por tarea.
- Estimaciones o cobros de avance al cliente.
Errores frecuentes y cómo resolverlos
| Lo que ve | Qué pasó | Qué hacer |
|---|---|---|
| Disponible sale negativo y en rojo en un proyecto recién creado | El administrador no capturó el presupuesto Aprobado, que vale Q 0.00. Disponible queda igual a menos el Ejecutado. | Pídale que capture Aprobado en el panel administrativo. |
| Margen dice Sin contrato | No se capturó el Monto contratado (precio al cliente). | Pídaselo al administrador. |
| Comprometido dice Q 0.00 | Su empresa no usa Compras Avanzadas, o no hay nada aprobado pendiente. | No es un error. |
| El Ejecutado del proyecto no cuadra con TOTAL EJECUTADO | Tiene puesto Desde o Hasta. | Deje esos dos filtros vacíos. |
| El Ejecutado de la tabla de partidas es menor que el de arriba | Hay gastos sin partida. | Es normal. Vea Imputar compras y gastos. |
| Las horas aprobadas no suben el Ejecutado | Esas personas no tenían Costo por hora cuando registraron. | Vea Parte diario. |
| El estado del proyecto dice En progreso en el reporte y En ejecución en el listado | Es el mismo estado, con dos rótulos. | No es un error. |
| No ve el menú Reportes → Proyectos | Su rol no tiene Ver y exportar reportes de proyectos. | Pídalo al administrador de roles. |