Correo y notificaciones
EstranetGo puede enviar correos por usted: la factura electrónica a un cliente, el recordatorio de un saldo vencido, un aviso de stock bajo. Para que salgan con el nombre y el correo de su empresa (y no con los de Estranet), hay que conectar la cuenta de correo de su empresa. Eso se hace una sola vez, aquí.
Es opcional. Sin una cuenta conectada y activa, EstranetGo no envía ninguno de estos correos. Hay una sola excepción: la factura electrónica (DTE) sigue enviándose por el correo general de EstranetGo, igual que siempre, mientras usted no encienda el tipo Envío del DTE (factura electrónica) al cliente.
Quién lo hace
| Quiere… | Necesita |
|---|---|
| Ver, crear o editar la cuenta de correo de la empresa | Ser administrador (rol Admin), en el panel administrativo |
Necesita además los datos de una cuenta de correo que pueda enviar mensajes (SMTP). Los entrega quien administra el correo de su empresa o su proveedor de correo.
Paso a paso
1. Abrir la pantalla
Entre a Panel admin → Configuración → Correo y notificaciones. Si todavía no hay ninguna cuenta, la lista está vacía y dice No se encontraron registros.
Cuando existe una cuenta, la lista muestra el Remitente, el Servidor SMTP, si está Activa y la Última prueba (dice Nunca si no se ha probado). Una empresa tiene una sola cuenta de correo: cuando ya existe, el botón para crear otra desaparece.
2. Crear la cuenta
Presione Crear Correo y notificaciones y llene el formulario.
Activa. Apagado de entrada. Con esta cuenta activa, EstranetGo envía las notificaciones usando esta cuenta de correo, según los tipos que marque abajo. Enciéndalo cuando ya haya probado que funciona.
Cuenta de correo (SMTP). Las credenciales se guardan cifradas: Se cifran en reposo. Dejar en blanco al editar conserva el valor guardado.
| Campo | Qué anotar |
|---|---|
| Servidor SMTP | La dirección del servidor de correo de su proveedor. Obligatorio. |
| Puerto | El puerto del servidor. Obligatorio. Suele ser 587. |
| Esquema | Opcional. En blanco se usa STARTTLS; escriba smtps si su servidor usa el puerto 465. |
| Usuario SMTP y Contraseña SMTP | Los datos de acceso a la cuenta de correo. Se muestran ocultos; el ícono del ojo los deja ver mientras los escribe. |
Remitente.
| Campo | Qué anotar |
|---|---|
| Correo remitente | La dirección desde la que saldrán los correos. Obligatorio. |
| Nombre remitente | El nombre que verá quien lo recibe. Por ejemplo, el de su empresa. |
| Responder a (opcional) | La dirección a la que llegarán las respuestas, si es distinta del remitente. |
Alertas activas. Marque los tipos de correo que quiere que se envíen con esta cuenta. En una empresa sin módulos adicionales son estos ocho; si su empresa tiene un módulo, pueden aparecer más, y los de un módulo apagado no aparecen.
| Tipo | Qué envía |
|---|---|
| Alertas de stock bajo mínimo | Por correo, a quienes tengan el permiso de alertas de inventario, la misma lista de productos bajo su mínimo que ya reciben en la campana. |
| Traslados estancados sin recibir | Por correo, a quienes tengan el permiso de alertas de traslados, la lista de traslados despachados que nadie ha recibido. |
| Envío del DTE (factura electrónica) al cliente | Envía la factura certificada con esta cuenta y su remitente, en vez de la cuenta general de EstranetGo. |
| Comprobante de venta al cliente (sin FEL) | Permite enviar por correo un resumen de la venta, sin valor fiscal, a un cliente, aunque la empresa no facture con FEL. |
| Recordatorio de saldo vencido a clientes | Avisa por correo al cliente cuando una venta a crédito con fecha de vencimiento ya pasada sigue con saldo pendiente. Una venta sin fecha de vencimiento nunca genera recordatorio. |
| Comprobante de pago/abono al cliente | Envía la confirmación de un pago o abono a cuentas por cobrar: monto, facturas a las que se aplicó y saldo restante. |
| Faltantes de requisición con stock ya disponible | Avisa cuando llega el stock que cubre una línea de requisición marcada antes como faltante. |
| Envío de cotización al cliente | Envía la cotización en PDF al cliente cuando se marca como enviada. |
Los correos a clientes solo se envían a quienes tienen Email, y no a los que tienen encendido No enviar correos a este contacto (vea Clientes).
3. Guardar
Presione Crear. El sistema regresa a la lista.
4. Probar que funciona
Abra la cuenta con Editar y presione Enviar correo de prueba, arriba a la derecha. Se abre una ventana con el campo Enviar a, que ya trae su propio correo; cámbielo si quiere probar con otra dirección, y presione el botón de confirmar.
- Si la conexión funciona, verá el aviso Correo de prueba enviado.
- Si no, verá No se pudo enviar y debajo el motivo técnico que devolvió el servidor de correo. Por ejemplo, si el servidor no existe o no responde en ese puerto: Connection could not be established with host… (viene en inglés y tal cual lo devuelve el servidor).
La prueba comprueba solo la conexión: funciona aunque la cuenta todavía esté apagada. En la lista, la columna Última prueba guarda cuándo se hizo. Cuando la prueba sale bien, encienda Activa y guarde.
Qué no puede hacer desde aquí
- Tener más de una cuenta de correo. Cada empresa tiene una.
- Cambiar el correo de bienvenida de los usuarios nuevos. Ese siempre sale con la marca de Estranet.
- Editar el texto de los correos. El contenido de cada tipo lo define EstranetGo.
Errores frecuentes y cómo resolverlos
| Qué ve | Por qué pasa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Los clientes no reciben ningún correo. | La cuenta no está Activa, o el tipo de correo no está marcado en Alertas activas, o el cliente no tiene Email. | Revise las tres cosas. |
| No se pudo enviar al probar la cuenta, con un texto técnico debajo. | Los datos del servidor, el puerto, el usuario o la contraseña no son correctos, o el servidor no está disponible. | Corríjalos con Editar y pruebe de nuevo. El texto de debajo indica qué falló. |
Siguiente paso
- Configuración del negocio: los demás ajustes de su empresa.
- Cómo preparar su empresa en EstranetGo: el orden recomendado de todo lo que falta.