Anular o eliminar una compra

Si una compra se capturó con el proveedor equivocado, con cantidades mal o por error, puede anularla o eliminarla. Las dos devuelven el stock a como estaba antes; la diferencia es el rastro que dejan.

Quién lo hace

Quiere…	Necesita el permiso
Anular una compra	Anular compras (revierte stock y pagos)
Eliminar una compra	Eliminar compras recién capturadas sin pagos ni stock movido
Autorizar una anulación con su PIN	Autorizar overrides con PIN (supervisor), y tener un PIN asignado

Si le falta el permiso, el botón Anular compra o Eliminar simplemente no aparece en el detalle de la compra. Por ejemplo, una persona con el rol de ejemplo Encargado de compras ve la compra y puede registrar pagos, pero no ve ninguno de los dos botones.

Anular o eliminar: cuál usar

	Anular compra	Eliminar
Cuándo se puede	Aunque la compra ya tenga pagos.	Solo si la compra no tiene pagos.
Rastro	La compra queda registrada como Anulada, con quién, cuándo y por qué.	No queda ningún rastro: la compra desaparece de todas las listas.
Pide PIN de supervisor	Sí.	No.
Stock y pagos	Devuelve el stock y revierte los pagos.	Devuelve el stock.

Ante la duda, anule: deja constancia de lo ocurrido. Eliminar es para el dedazo de captura que nunca debió existir.

Paso a paso: anular

1. Abrir la compra

Entre a Compras → Compras, presione la fila de la compra y, arriba a la derecha, Anular compra.

2. Escribir el motivo

Aparece el cuadro Anular compra con el campo Motivo (mínimo 5 caracteres). Escriba, por ejemplo, Proveedor equivocado al capturar, y presione Confirmar anulación.

Detalle de una compra con el cuadro Anular compra y el motivo escrito

3. Autorizar con el PIN de un supervisor

El sistema abre la ventana Autorización de supervisor, que dice El monto de esta compra supera el umbral sin PIN: un supervisor debe autorizar la anulación. En un negocio nuevo ese umbral es cero, así que siempre se pide.

Ventana Autorización de supervisor con los campos Usuario del supervisor y PIN

En Usuario del supervisor, escriba el usuario o el correo de quien autoriza.
En PIN, su PIN.
Presione Autorizar anulación.

Si el usuario, el PIN o el permiso no son correctos, verá Autorización inválida: usuario, PIN o permiso incorrecto. Presione Cancelar para cerrar la ventana sin anular. Quien autoriza puede ser la misma persona que anula, siempre que tenga el permiso de supervisor y un PIN (el PIN se asigna en el panel administrativo, en el formulario del usuario).

4. Ver el resultado

El sistema regresa a la lista de compras con el aviso Compra anulada: stock y pagos revertidos.

Lista de compras con el aviso verde de que la compra fue anulada

La compra anulada ya no aparece en la lista. Para verla, presione el embudo (Filtrar), encienda Incluir anuladas y presione Aplicar filtros: la compra vuelve a salir, atenuada y con la etiqueta Anulada.

Opciones de filtro de la lista de compras con Incluir anuladas encendido

Lista de compras con una compra anulada, atenuada y con la etiqueta Anulada

Al abrirla, el detalle muestra un aviso rojo: Anulada el día y la hora, por quién y con qué motivo. Sus pagos ya no figuran: la tarjeta Pagos queda en cero.

Paso a paso: eliminar

Abra la compra. El botón Eliminar solo aparece si la compra no tiene pagos.
Presione Eliminar. El navegador pregunta ¿Eliminar esta compra? Esta acción no se puede deshacer.
Acepte. Verá Compra eliminada. en la lista de compras, donde la compra ya no está, ni siquiera con Incluir anuladas.

Cuando el sistema no deja anular

Anular y eliminar restan de la bodega la mercadería que la compra metió. Si esa mercadería ya salió de la bodega (se vendió, se trasladó, se consumió o se ajustó), el sistema no puede deshacer la compra y lo dice con un aviso rojo bajo el motivo, por ejemplo:

No se puede revertir: falta 16 de “Aceite vegetal 900 ml” en Bodega Central — ya se movió de la bodega (venta, transferencia, consumo o ajuste). Esto no es una anulación, es una devolución al proveedor: registrala como ajuste de inventario.

Esta revisión ocurre antes de validar el PIN: aunque escriba un PIN equivocado, verá este aviso, y la ventana de autorización puede seguir abierta; presione Cancelar para cerrarla. En ese caso no hay forma de anular: si lo que quiere es devolver mercadería al proveedor, hágalo como ajuste de inventario.

El sistema tampoco deja anular una compra que tiene movimientos de caja ligados.

Qué no puede hacer desde aquí

Editar una compra. No existe edición: si se equivocó, anule o elimine y capture de nuevo.
Anular sin PIN. En un negocio nuevo el PIN de supervisor siempre es obligatorio para anular una compra.
Recuperar una compra eliminada. No deja rastro y no se puede restaurar.

Errores frecuentes y cómo resolverlos

Qué ve	Por qué pasa	Qué hacer
validation.min.string bajo el motivo	El motivo tiene menos de 5 caracteres. Es el aviso tal como lo muestra el sistema, en inglés y con aspecto técnico.	Escriba un motivo de 5 caracteres o más.
Autorización inválida: usuario, PIN o permiso incorrecto.	El usuario no existe, el PIN no es el suyo, o esa persona no tiene el permiso de supervisor.	Revise los datos, o pida a su administrador que le asigne un PIN.
No se puede revertir: falta 16 de “Aceite vegetal 900 ml”… (con el producto y la cantidad de su compra)	La mercadería de la compra ya salió de la bodega.	Registre una devolución como ajuste de inventario; esta compra no se puede anular.
No aparece el botón Eliminar.	La compra tiene pagos, o su rol no tiene el permiso.	Use Anular compra.
La compra anulada no está en la lista.	Las anuladas se ocultan por defecto.	Encienda Incluir anuladas en el filtro.

Siguiente paso

Registrar una compra: capturarla de nuevo, ya correcta.
Cuentas por pagar: comprobar que la deuda se corrigió.