Tareas, equipo y tablero

Aquí aprenderá a repartir el trabajo de una obra: quién forma parte del proyecto, qué tareas hay, quién las hace y en qué estado van.

Quién lo hace

Quiere…	Necesita el permiso
Ver las tareas y el tablero, abrir una tarea y comentarla	Ver tareas de proyecto
Crear tareas y subtareas, editarlas, cambiar su estado y subir adjuntos	Crear y editar tareas de proyecto
Asignar personas a una tarea	Asignar colaboradores a tareas
Agregar o quitar miembros del equipo	Crear y editar proyectos (panel administrativo)

Si le falta el primer permiso, no verá las pestañas Tareas ni Partes diarios dentro del proyecto. Sin el segundo, verá el tablero pero no podrá crear ni mover tareas.

Paso a paso

El ejemplo sigue con el proyecto Edificio Demo.

1. Arme el equipo del proyecto

Un proyecto lo ven los administradores, su Jefe de proyecto y las personas del Equipo. Si alguien debe entrar a él, agréguelo primero.

Abra el proyecto y entre a la pestaña Equipo.
En Agregar miembro…, elija a la persona.
Presione Agregar.

Verá Miembro agregado al equipo. y su nombre aparece en la lista Equipo del proyecto.

El selector solo ofrece personas activas de su empresa que todavía no están en el equipo. Para quitar a alguien, presione Quitar junto a su nombre. Verá Miembro removido del equipo.

Mientras el equipo está vacío, la pestaña dice: Sin miembros todavía — el proyecto solo lo ve el jefe de proyecto y los administradores.

Pestaña Equipo con la lista de miembros y el selector Agregar miembro

2. Cree una tarea

Entre a la pestaña Tareas.
Presione + Nueva tarea.
Escriba el Nombre: Excavación de zapatas.
En Partida (opcional), elija la partida a la que pertenece este trabajo: Excavación.
Presione Crear.

La ventana se cierra y la tarea aparece en la columna Pendiente. No se muestra ningún mensaje de confirmación: la tarjeta nueva en el tablero es la señal de que se creó.

Elija bien la partida. Cuando se aprueben las horas de esta tarea, su costo se carga a esa partida. Una tarea sin partida carga sus horas al proyecto, pero sin asignarlas a ninguna partida. Vea Parte diario.

Ventana Nueva tarea con el nombre y la partida

3. Complete los datos

Presione la tarjeta de la tarea para abrirla.
Presione Editar.
Puede llenar: Nombre, Descripción, Prioridad (Baja, Normal, Alta o Urgente), Partida, Inicio planeado, Fin planeado y Horas estimadas.
Presione Guardar. Verá Tarea actualizada.

La página de la tarea muestra además la Partida, la Ubicación, las fechas Planeado y Real, las Horas estimadas y el Progreso.

Las fechas Real se llenan solas. La de inicio, la primera vez que la tarea pasa a En progreso. La de fin, cuando pasa a Completada.

4. Asigne a las personas

En la página de la tarea, busque el recuadro Asignados.
En Agregar colaborador…, elija a la persona.
Presione Agregar. Verá Colaborador asignado.

Para quitar a alguien, presione la × junto a su nombre. Verá Colaborador removido.

Puede asignar a cualquier persona activa de su empresa, aunque no esté en el equipo del proyecto. La tarea aparecerá en Mis tareas de hoy de esa persona.

Página de una tarea con asignados, subtareas, adjuntos y comentarios

5. Divida en subtareas

En la página de la tarea, presione + Subtarea.
Escriba el Nombre y presione Crear. Verá Subtarea creada.

Solo hay un nivel de subtareas. Una subtarea no tiene a su vez + Subtarea.

Una tarea con subtareas muestra como Progreso el promedio de las suyas.

6. Muévala por el tablero

El tablero tiene cinco estados:

Estado	Qué significa
Pendiente	Todavía no empieza.
En progreso	Se está trabajando. La primera vez que llega aquí se llena la fecha Real de inicio.
Bloqueada	Está detenida.
Completada	Terminó. Se llena la fecha Real de fin y el progreso pasa a 100%.
Cancelada	Se descartó. No puede volver a cambiar de estado.

Para cambiar el estado:

En computadora: arrastre la tarjeta hasta otra columna.
En el teléfono: no hay tablero. Las tareas se agrupan por estado y cada tarjeta tiene el selector Cambiar estado.
Desde la tarea: presione el estado que quiera entre los que aparecen arriba. El actual se ve fuerte; los demás, tenues.

Tablero con las tareas en sus cinco columnas de estado

7. Filtre el tablero

Arriba del tablero hay tres filtros: Estado, Asignado y Partida. El sistema recuerda lo que eligió mientras dure su sesión, para cada proyecto.

Asignado lista al equipo del proyecto y a su jefe.

8. Comente y adjunte

Comentarios: escriba en Escribí un comentario… y presione Comentar. Para contestar a un comentario, presione Responder. Solo hay un nivel de respuestas.
Adjuntos: con Subir puede agregar fotos (JPG, PNG, WebP) o archivos PDF de hasta 10 MB. Verá Adjunto subido. Para eliminar uno, pase el cursor sobre él y presione la ×.

Qué no puede hacer desde aquí

Si necesita…	Qué hacer
Eliminar una tarea	No es posible. Una tarea se cancela. Recuerde que una tarea cancelada no se puede reabrir.
Cambiar el porcentaje de Progreso a mano	No es posible. Una tarea sin subtareas pasa de 0% a 100% cuando se marca Completada.
Cambiar al Jefe de proyecto	El administrador, desde el panel administrativo.
Ver el botón + Nueva tarea o arrastrar tarjetas	Quien administra los roles debe marcarle Crear y editar tareas de proyecto.
Ver el recuadro Agregar colaborador…	Debe tener Asignar colaboradores a tareas.
Ver el selector Agregar miembro…	Debe tener Crear y editar proyectos (panel administrativo).

Errores frecuentes y cómo resolverlos

Lo que ve	Qué pasó	Qué hacer
No se puede completar: esta tarea tiene subtareas sin terminar. (cuadro rojo arriba)	Una subtarea sigue abierta.	Complete o cancele cada subtarea y vuelva a intentar.
Esta tarea está cancelada y no admite más cambios de estado.	Intentó mover una tarea Cancelada.	No se puede reabrir. Cree una tarea nueva.
La fecha de fin planeada no puede ser anterior a la de inicio. (aparece debajo del campo Nombre)	Fin planeado es anterior a Inicio planeado.	Corrija las fechas.
Ese usuario ya es miembro del equipo.	La persona ya está en la lista.	No hace falta agregarla otra vez.
No se puede quitar al jefe de proyecto del equipo — asigná otro jefe primero.	Intentó quitar al Jefe de proyecto.	Pida al administrador que asigne otro jefe y vuelva a intentar.
El archivo adjunto se rechaza	Solo se aceptan JPG, PNG, WebP y PDF de hasta 10 MB.	Convierta o reduzca el archivo.
Un colaborador no ve su tarea en Mis tareas de hoy	No está asignado, la tarea está Completada o Cancelada, o su rol no tiene Ver tareas de proyecto.	Revise esas tres cosas.
Una persona no ve el proyecto	No es administrador, ni jefe, ni está en el Equipo.	Agréguela en la pestaña Equipo.

Siguiente paso

Parte diario: los colaboradores registran sus horas y el supervisor las aprueba.