Inventario en EstranetGo
Esta sección explica cómo llevar el inventario de su empresa: cuánto hay de cada producto en cada bodega, qué le ha pasado a cada producto (kardex), cómo darle un saldo inicial, cómo ajustar una merma o un sobrante y cómo pasar mercadería de una bodega a otra, ya sea de forma directa o a partir de una solicitud. Todo lo que aquí se describe está incluido en todos los planes.
Las existencias suben y bajan solas con lo demás que usted registra: una compra las aumenta, una venta las baja. Esta sección es para lo que no pasa por ahí.
Las tareas de esta sección
| Tarea | Para qué sirve |
|---|---|
| Consultar las existencias | Ver cuánto hay de cada producto en cada bodega y qué está por debajo de su mínimo. |
| Kardex: el historial de un producto | Ver cada entrada y salida de un producto, con su saldo después de cada movimiento. |
| Stock inicial | Registrar el saldo con el que «nace» un producto en una bodega. |
| Ajustes de stock | Anotar mermas, faltantes, sobrantes de conteo o donaciones. |
| Transferencias entre bodegas | Pasar mercadería de una bodega a otra. |
| Traslados en tránsito | Recibir lo que otra bodega le envió y resolver diferencias. |
| Solicitudes de traslado y faltantes | Pedir mercadería a otra bodega y, si no alcanza, dejar lo que falta para comprarlo. |
Qué debe estar preparado
Lo prepara quien administra EstranetGo en su empresa, en el panel administrativo (vea Cómo preparar su empresa en EstranetGo):
- Ubicaciones: sin al menos dos no hay traslados, y cada persona solo ve las que tiene asignadas.
- Productos con Controla inventario encendido. Un producto que no controla inventario no tiene existencias ni kardex. La Cantidad de alerta del producto es el Mínimo que verá en Existencias.
- En Configuración del negocio:
- Exigir stock disponible al vender: encendido, el sistema no deja transferir más de lo que hay en la bodega de origen.
- Exigir confirmación de recepción en traslados entre bodegas: encendido, un traslado queda «en tránsito» hasta que la bodega de destino lo recibe. Apagado, se recibe solo al despacharlo.
- Bodega central y Umbral de alerta de merma en tránsito (%).
Quién puede hacer qué
Cada acción la habilita un permiso del rol de la persona. En Panel admin → Empresa → Roles los permisos aparecen con estas descripciones:
| Permiso | Qué permite |
|---|---|
| Ver existencias por bodega | Inventario → Existencias. |
| Ver el kardex (movimientos y saldo por producto) | Inventario → Kardex. |
| Ajustar stock (merma, conteo, donación) | Ajuste de stock y Stock inicial. |
| Ver el historial de ajustes de stock | Inventario → Ajustes de stock. |
| Transferir stock entre bodegas | Registrar una transferencia y despachar una solicitud. |
| Ver el historial de transferencias entre bodegas | Inventario → Transferencias. |
| Ver traslados entre bodegas en tránsito (entidad) | Inventario → Traslados en tránsito. |
| Confirmar la recepción de un traslado entre bodegas (incluye resolver diferencias) | Recibir un traslado. |
| Crear solicitudes de traslado entre bodegas | + Nueva solicitud. |
| Aprobar / rechazar solicitudes de traslado | Aprobar o rechazar solicitudes. |
| Cerrar una solicitud de traslado cuyas líneas no se surtirán | Cerrar solicitud. |
| Ver y atender la lista de faltantes por comprar (requisiciones sin stock en origen) | Inventario → Faltantes por comprar. |
| Ver el stock disponible en la bodega que surte al crear una solicitud de traslado | La columna Stock de quien surte al pedir. |
| Enviar traslados directos entre cualquier bodega, aunque haya bodega central configurada | Saltarse la regla de la bodega central. |
| Recibir alertas de reposición (stock bajo mínimo) y Recibir alertas de traslados (estancados y mermas sobre umbral) | Avisos por la campana y, si la empresa conectó su correo, por correo. |
Quien no tiene un permiso no ve la opción en el menú. Si abre la dirección de una pantalla sin tener acceso, el sistema le muestra una página sencilla que dice 403 Forbidden. Por ejemplo, el rol de ejemplo Vendedor solo ve Existencias en Inventario; el Encargado de bodega ve Existencias, Kardex, Transferencias, Ajustes de stock y Stock inicial. Para entender por qué dos personas ven menús distintos, vea Por qué usted ve unas opciones y otras no.
Lo que conviene saber
- Las existencias siempre se muestran en la unidad base del producto (unidades, libras, litros), aunque el producto se venda también en cajas o blísteres. Una caja de 24 suma 24 a la existencia.
- El sistema no impide dejar el stock en negativo con un ajuste. Una merma mayor a lo que hay se registra igual y la existencia queda por debajo de cero (vea Ajustes de stock).
- Cada movimiento queda en el kardex de su producto, con quién lo hizo y cuándo.
Lo que esta sección todavía no explica
- Conteo físico, auditoría de inventario y consumo de material a proyectos (Inventario avanzado).
- Recetas y producción.
- El reporte de existencias valorizadas y el de productos por reponer (están en Reportes).
Glosario
Existencia. Cuántas unidades de un producto hay en una bodega.
Kardex. El historial de un producto en una bodega: todas sus entradas y salidas, con el saldo después de cada una.
Stock inicial. El saldo con el que arranca un producto en una bodega, registrado como una entrada.
Ajuste. Un cambio de existencia que no viene de una compra ni de una venta: una merma, un faltante, un sobrante o una donación.
Traslado. Mercadería que sale de una bodega y entra a otra. Mientras la bodega de destino no la recibe, está en tránsito.
Solicitud de traslado. Un pedido que una bodega le hace a otra. Quien surte la despacha como un traslado.
Faltante. Lo que una solicitud pidió y la bodega que surte no tenía. Queda en Faltantes por comprar.