Armar el presupuesto de una obra

Aquí aprenderá a dividir el costo de una obra en fases y partidas, a ver cuánto va gastado en cada una y a leer el margen del proyecto.

Quién lo hace

Quiere…	Necesita el permiso
Ver el presupuesto	Ver el hub de proyectos (presupuesto, tareas, partes diarios)
Agregar, editar, eliminar o reordenar partidas	Gestionar las partidas de presupuesto de un proyecto

Si le falta el segundo permiso, verá el presupuesto completo, pero no aparecerán los botones + Agregar fase, + partida, Editar, Eliminar, ni las flechas para subir y bajar.

Además, el proyecto debe ser visible para usted: administrador, Jefe de proyecto o miembro del Equipo. Vea quién puede ver qué proyecto.

Cómo está armado el presupuesto

El presupuesto tiene dos niveles:

La fase agrupa trabajo. Por ejemplo, Cimentación. Su importe lo calcula el sistema: es la suma de sus partidas.
La partida es el renglón de trabajo, con cantidad, unidad y costo unitario. Por ejemplo, Excavación.

Si su obra es sencilla, no necesita fases. Puede capturar renglones de primer nivel con su propia cantidad y costo.

Cada partida lleva un Tipo de costo: Mano de obra, Material, Equipo, Subcontrato, Gasto u Otro.

Paso a paso

En este ejemplo el proyecto Edificio Demo tiene un contrato de Q 480,000.00.

1. Abra el proyecto

Vaya a Menú → Proyectos → Proyectos.
Verá el listado con Código, Proyecto, Estado, Cliente, Jefe de proyecto, Contrato, Presupuesto de costo, Ejecutado y Margen. Puede filtrar por Estado y por Jefe de proyecto.
Presione sobre la fila del proyecto.

Listado de proyectos con sus columnas de contrato, presupuesto, ejecutado y margen

Dentro del proyecto verá cinco cifras arriba: Contrato (precio), Presupuesto de costo, Comprometido, Ejecutado y Margen. Sus definiciones están en la página principal.

Debajo hay cuatro pestañas: Presupuesto, Tareas, Partes diarios y Equipo. Esta página usa la primera.

Proyecto abierto con las cinco cifras y la pestaña Presupuesto

2. Cree una fase

En la pestaña Presupuesto, presione + Agregar fase.
Se abre la ventana Nueva partida. Deje el campo Fase en — Ninguna (línea de nivel raíz) —.
Escriba el Nombre: Cimentación.
Escriba el Código (opcional): CIM.
Deje Cantidad y Costo unitario como vienen (en 0). La fase calculará su importe sola cuando tenga partidas.
Presione Guardar.

Verá el mensaje Partida guardada. y la fase aparece en la tabla.

3. Agregue la primera partida

Una fase recién creada muestra el botón + partida en su fila.

Presione + partida. El campo Fase ya viene con Cimentación.
Nombre: Excavación.
Código (opcional): CIM-01.
Tipo de costo: Mano de obra.
Cantidad: 120. Unidad: m3. Costo unitario: 45.00.
Presione Guardar.

La partida vale Q 5,400.00 y la fase Cimentación pasa a mostrar ese mismo importe.

4. Agregue más partidas a la misma fase

Importante. El botón + partida desaparece de una fase en cuanto tiene su primera partida.

Para agregar otra:

Presione + Agregar fase arriba de la tabla.
En el campo Fase, elija Cimentación.
Llene el resto como en el paso anterior. Por ejemplo: Zapatas, código CIM-02, tipo Material, cantidad 18, unidad m3, costo unitario 1850.00.

La fase Cimentación ahora suma Q 38,700.00.

5. Si el proveedor cotizó con IVA incluido

Si el precio que tiene ya trae el IVA, active El precio incluye IVA en la ventana de la partida.

Debajo verá cómo se desglosa en vivo. Con 18 m3 a Q 1,850.00 el total de la partida es Q 33,300.00 y se separa así:

	Monto
Subtotal	Q 29,732.14
IVA (12%)	Q 3,567.86
Total	Q 33,300.00

El Total de la partida no cambia. El interruptor solo muestra el desglose. La tasa es siempre 12%.

En la tabla, la partida muestra Subtotal, IVA y Total. La fase suma el desglose de todas sus partidas.

Ventana de partida con el interruptor de IVA y el desglose en vivo

6. Aplique un concepto del catálogo (opcional)

Si su empresa ya tiene conceptos guardados, la ventana muestra el campo Partida desde catálogo (opcional). Al elegir uno, el sistema llena la Unidad, el Tipo de costo y el Costo unitario. No cambia el Nombre. Puede corregir los tres después.

El costo se copia en ese momento. Si el concepto cambia más adelante, las partidas que ya lo usaron no se modifican. Vea Catálogo de conceptos.

7. Reordene, edite o elimine

En cada fila, con el permiso de gestionar partidas, encontrará:

↑ y ↓ (Subir y Bajar): cambian el orden entre partidas del mismo nivel.
Editar: abre la misma ventana, ahora titulada Editar partida.
Eliminar: pide confirmación con ¿Eliminar esta partida? Esta acción no se puede deshacer.

En el teléfono, la tabla se convierte en tarjetas con los mismos botones. Solo cambia el rótulo del que agrega: allí se llama + Partida.

8. Lea el avance de cada partida

La columna Ejecutado muestra cuánto se ha gastado en cada partida. La columna Desviación lo compara con el importe:

Verá	Significa
Sin presupuesto (gris)	La partida tiene importe Q 0.00. No hay base para calcular un porcentaje.
45% ejecutado (verde)	Va gastado menos del 90% del importe.
92% ejecutado (ámbar)	Va entre el 90% y el 100%. Conviene vigilarla.
Sobregirada +15% (rojo)	Ya gastó más de lo presupuestado.

El color nunca va solo: siempre acompaña a un texto.

Presupuesto armado con la columna Ejecutado y los avisos de desviación

Qué no puede hacer desde aquí

Si necesita…	Acuda a
Crear el proyecto, o cambiar su Estado	El administrador, desde el panel administrativo.
Cambiar el Monto contratado (precio al cliente), Inicial, Aprobado o el Jefe de proyecto	El administrador, desde el panel administrativo.
Ver los botones de editar	Quien administra los roles: debe marcarle Gestionar las partidas de presupuesto de un proyecto.
Más de dos niveles de partidas	No es posible. El presupuesto tiene solo fase y partida.

Errores frecuentes y cómo resolverlos

Lo que ve	Qué pasó	Qué hacer
Ya existe una partida con el código «CIM-01» en este proyecto. (aparece debajo del campo Nombre)	Los códigos no se pueden repetir dentro de un proyecto.	Use otro código. También puede dejarlo vacío: es opcional. En otro proyecto sí puede repetirse.
Solo se admiten 2 niveles: fase y partida. Esa fase ya es una partida dentro de otra fase.	Intentó poner una fase que ya tiene partidas dentro de otra fase.	Deje esa línea en el nivel raíz.
No se puede eliminar: esta fase tiene partidas dentro. Elimínalas primero.	Una fase no se elimina mientras tenga partidas.	Elimine primero cada partida, luego la fase.
No se puede eliminar: tiene 3 movimiento asociado(s).	A esa partida ya se cargaron movimientos, por ejemplo horas aprobadas, gastos o caja chica.	No se puede eliminar. Si solo quiere corregirla, use Editar.
Sin contrato en Contrato y en Margen	El administrador no capturó el Monto contratado (precio al cliente).	Pídale que lo capture. Mientras tanto no hay margen que calcular.
Comprometido siempre dice Q 0.00	Su empresa no usa Compras Avanzadas, o no hay solicitudes aprobadas ni órdenes pendientes.	No es un error.
Un campo numérico se marca en rojo	Escribió una coma de miles, como 1,850.00.	Escriba solo el número y un punto decimal: 1850.00.
No ve + partida en una fase	La fase ya tiene su primera partida.	Use + Agregar fase y elija la fase en el campo Fase.
La suma de Ejecutado en la tabla es menor que el Ejecutado de arriba	Hay gastos del proyecto que todavía no están asignados a ninguna partida. La tabla solo muestra lo asignado.	Asigne cada gasto a su partida. Vea Imputar compras y gastos.
La cantidad y el costo unitario de una fase “no hacen nada”	Una fase calcula su importe sola. La ventana lo avisa: Si esta línea tiene partidas dentro (es una fase), el importe se calcula solo — cantidad y costo unitario se ignoran.	Capture esos datos en sus partidas.

Siguiente paso

Catálogo de conceptos: guarde el costo de una unidad de trabajo para reusarlo.
Tareas, equipo y tablero: reparta el trabajo.