Cuentas por pagar
Esta pantalla responde a una pregunta: ¿cuánto debemos y a quién? Reúne las compras y los gastos que todavía tienen saldo pendiente, y lo suma por proveedor.
Quién lo hace
| Quiere… | Necesita el permiso |
|---|---|
| Ver Cuentas por pagar | Ver el reporte de cuentas por pagar |
Si le falta ese permiso, la opción no aparece en el menú Compras y, si abre la pantalla por su dirección, el sistema le muestra No tienes permisos para esta acción.
Paso a paso
1. Abrir la pantalla
Entre a Compras → Cuentas por pagar. Arriba, a la derecha del título, hay dos botones: Historial de pagos y ← Compras.
2. Leer el total y el resumen
- Total adeudado: la suma de todos los saldos pendientes. En el ejemplo, Q 2,827.60.
- Adeudado por proveedor: una fila por proveedor, con cuántos Documentos pendientes tiene y el Total adeudado.
- Si no queda ningún saldo, la pantalla dice No hay saldos pendientes. 🎉
3. Ver los documentos con saldo
Más abajo, Documentos con saldo pendiente lista cada compra o gasto que todavía se debe:
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Fecha | La fecha de la compra o del gasto. |
| Proveedor | A quién se le debe. En un gasto sin proveedor, el nombre que se anotó en A quién se le paga. |
| Tipo | Compra o Gasto. |
| Referencia | El número de comprobante de la compra (por ejemplo, CP-2026-000004) o del gasto (GA-2026-000002). |
| Sucursal | La bodega o sucursal, solo si usted trabaja con más de una. |
| Total, Pagado y Saldo | Cuánto costó, cuánto se ha pagado y cuánto falta. |
Presione una fila para abrir su detalle y, ahí, registrar el pago (vea Pagar a un proveedor y Gastos generales).
4. Filtrar por proveedor o sucursal
Arriba, elija un Proveedor (por defecto, — Todos —) y, si su empresa tiene más de una ubicación, una Sucursal (— Todas —). El total cambia a Total adeudado (proveedor) y el resumen y los documentos muestran solo lo que corresponde. El cuadro Buscar de la tabla filtra los documentos por el nombre del proveedor.
5. Exportar
El botón Exportar de la tabla descarga lo que está viendo, con los filtros aplicados, en Excel o en PDF.
Qué no puede hacer desde aquí
- Registrar un pago. El pago se anota dentro de cada compra o gasto.
- Ver la antigüedad de las deudas ni calcular intereses por mora: la pantalla solo muestra el saldo.
- Ver las compras anuladas o eliminadas. Dejan de contar como deuda.
Un detalle de formato
Los totales de las tarjetas se muestran como Q 889.60, y los montos de la tabla como 429,60 GTQ, con coma decimal y las siglas de la moneda. Son las mismas cifras escritas de dos maneras.
Errores frecuentes y cómo resolverlos
| Qué ve | Por qué pasa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Un gasto aparece entre las compras. | Esta pantalla reúne compras y gastos generales con saldo. | Use la columna Tipo para distinguirlos. |
| Falta una compra que usted esperaba. | Está pagada completa, anulada, o es de una sucursal que su usuario no tiene asignada. | Búsquela en Compras → Compras y revise sus sucursales asignadas. |
Siguiente paso
- Pagar a un proveedor: registrar pagos sobre una compra con saldo.
- Historial de pagos: ver los pagos ya hechos.